Zasada Pareta – tajemnica efektywności i priorytetów

Zasada Pareta – tajemnica efektywności i priorytetów

Zasada Pareta lub zasada 80/20 – pewnie nie raz obiło się Wam to o uszy. Zastanawialiście się, co tak naprawdę kryje się pod tym stwierdzeniem i jak można to wykorzystać w organizowaniu własnego czasu pracy lub w priorytetyzacji działań całej firmy? Kluczem do wdrożenia tej zasady jest nie tylko zrozumienie, ale i duża konsekwencja i świadomość działań.

Zasada Pareta – czym jest i co oznacza

Zasada Pareta została przedstawiona przez Josepha Jurana, amerykańskiego teoretyka zarządzania. Jej nazwa pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty Vilfreda Pareta, który zajmował się zagadnieniem nierównej dystrybucji bogactwa. U jej podstaw leży stwierdzenie, że 80% zasobów należy do 20% obiektów. Co to oznacza w praktyce?

Zasada pareto w praktyce:

  • 20% klientów przynosi 80% zysków,
  • 20% kierowców powoduje 80% wypadków,
  • 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia,
  • 20% materiału zajmuje 80% egzaminu,
  • 20% ubrań nosimy przez 80% czasu,
  • 20% pracowników generuje 80% produktów,
  • 20% tekstu pozwala zrozumieć 80% treści.

To tylko kilka propozycji zjawisk, do których można stosować zasadę Pareta. Należy przy tym pamiętać, że zazwyczaj nie jest to dokładny podział 80/20. Traktujmy to raczej jako ogólny trend, tendencję. Oczywiście, od każdej reguły istnieją wyjątki, więc w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy w przypadku obserwowanego zjawiska taki podział istnieje.

Diagram Pareto – graficzna prezentacja zasady 80/20

Przeprowadzenie analizy w oparciu o zasadę Pareta można podzielić na następujące etapy

Etapy analizy:

  1. Wybór danych do naszej analizy
  2. Wybór jednostek miar (wybór mierzalnych wielkości)
  3. Wybór przedziału czasowego
  4. Wyznaczenie osi
  5. Uszeregowanie przyczyn mających wpływ na proces ze względu na ich siłę oddziaływania
  6. Wyznaczenie skumulowanych wartości procentowych przyczyn
  7. Sporządzenie wykresu Pareta-Lorenza
Diagram Pareta - spóźnienia
Diagram Pareto

Już pierwszy punkt w jasny sposób pokazuje, że analizę powinniśmy przeprowadzać w odniesieniu do konkretnego zjawiska czy procesu w organizacji. Powinniśmy skupić się na jednym obserwowanym zjawisku – pozwoli nam to na jak najdokładniejsze przeprowadzenie badania i optymalizację konkretnego procesu.

Jak powinien wyglądać sam wykres?

Sam wykres składa się ze słupków i wykresu liniowego, natomiast najważniejszym elementem jest to, w jaki sposób są one uszeregowane – słupki, odpowiadające przyczynom zjawiska powinniśmy ustawić w porządku malejącym, tak aby na początku znalazły się te, które mają największy wpływ na badany proces. W związku z tym, lewa oś pionowa pokazuje częstość występowania zjawiska. Na poniższym przykładzie pokazujemy wykres Pareta dla najczęstszych przyczyn spóźnień do pracy. Prawa oś pokazuje skumulowany procent wszystkich obserwacji – w tym przypadku przyczyn spóźnienia do pracy. Może to być procent całkowitego przychodu z segmentów klienckich, procent czasu przeznaczonego na realizację zadań itp.

Celem wykresu jest pokazanie istotności przyczyn obserwowanego zjawiska – na przykład jak istotne (częste) są poszczególne przyczyny spóźnienia do pracy. Pozwala to na wybranie tych przyczyn, które są najistotniejsze i podjęcie takich działań, które pozwolą na optymalizacje procesu.
Dobrym przykładem zastosowania diagramu Pareta jest reprezentacja najczęściej pojawiających się przyczyn uszkodzeń towaru w podziale na ich typy, co jest wykorzystywane w kontroli jakości produktów.

Zasada Pareto a optymalizacja czasu pracy

Wiemy już, czym jest zasada Pareta, inaczej zwana zasadą 80/20. Wiemy, w jaki sposób przygotować diagram Pareta i do czego można go wykorzystać. Zastanówmy się jednak nad tym, w jaki sposób można stosować tę zasadę w optymalizacji własnego czasu pracy.
Podstawą jest zrozumienie, że w dużej mierze 80% naszych wyników pochodzi z 20% podejmowanych przez nas działań. Skupiając się na tych zadaniach, które przynoszą najwięcej efektów jeszcze bardziej zwiększymy swoją efektywność. Nie oznacza to jednak, że powinniśmy zapomnieć o tych zadaniach, których efekty są mniej zauważalne. Jak osiągnąć ten balans?

  1. Planuj swój dzień:
    Oczywiście, nie wszystko da się kontrolować, szczególnie jeśli pracujesz w start-upie lub tworzysz własny model biznesowy. Dużo zadań pojawia się nagle i wymaga bardzo szybkiej reakcji. Mając jednak świadomość, że przez 80% czasu wykonujesz zadania, które przynoszą 20% efektów warto zadbać o to, aby pozostały czas przeznaczyć na te zadania, które mocniej popchną Twój biznes do przodu. Wybierz taki czas w ciągu dnia, który poświęcisz na pracę projektową lub twórczą
  2. Zadbaj o swój komfort:
    Oczywiście, nikt z nas nie pracuje w oderwaniu od biznesowego otoczenia. Jak więc doprowadzić do tego, aby móc skupić się na własnych zadaniach? Podstawą jest nauczenie się, aby mówić “nie”. Nie oznacza to, że powinieneś odsuwać od siebie pojawiające się zadania – przyzwyczaj swoich współpracowników do tego, że w ciągu dnia jest taki czas, w którym (poza nagłymi kryzysowymi sytuacjami) nie należy Ci przeszkadzać. A może jest to zasada, którą możecie wspólnie wdrożyć i pielęgnować?
  3. Proste zadania wykonuj od razu:
    Znacie tę pokusę, aby te drobne rzeczy, które zajmą nam 5 minut odkładać na później i kumulować, aż będzie ich tyle, że zajmą cały dzień, lub ustawią się kolejki osób, którym powinniście pomóc? Wykonuj takie zadania od razu, nie kumuluj ich na listach czy karteczkach. To jak z noszeniem zbyt dużego bagażu – w końcu zacznie Ci ciążyć, więc będziesz opóźniać marsz całej firmy.

Podsumowanie Zasady Pareto

Zasada Pareta ma zastosowanie nie tylko w optymalizacji procesów czy prowadzeniu analiz. Możemy ją wykorzystać również jako podstawę do optymalizacji własnego czasu pracy. Chodzi przecież o to, żeby w jak najlepszy sposób wykorzystać nasze zasoby, maksymalizując przy tym efekty naszych działań.

Pamiętajmy o tym, aby:

  • koncentrować się na tym, co najważniejsze – zasada 80/20,
  • skupiać się na tych obszarach, które przynoszą najważniejsze efekty,
  • rezerwować własny czas na wykonywanie codziennych czynności i rozwiązywanie nagłych problemów, pozostawiając część czasu wolną na pracę twórczą i projektową,
  • wybrać te działania, które mają największy wpływ na biznes i wyciskać z nich jak najwięcej.
Zasada Pareta – tajemnica efektywności i priorytetów
4.8 (96.67%) 6 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.