Wskaźniki KPI – czym są i dlaczego są tak ważne?

Wskaźniki KPI – czym są i dlaczego są tak ważne?

Wskaźniki KPI pojawiają się bardzo często w kontekście zarządzania firmą, jako wskaźniki pomagające podejmować decyzje biznesowe i osiągać cele strategiczne. Pamiętajmy jednak o tym, że dobrze dobrane wskaźniki, zaprezentowane w jasny i przejrzysty sposób, ułatwią Ci codzienną pracę i rozwiązywanie bieżących problemów.

„Co to jest KPI ?” – czyli o Key Performance Indicator okiem praktyka

Key Performance Indicator, czyli Kluczowe Wskaźniki Efektywności, to takie wartości liczbowe, które pokazują, jaki dobrze radzi sobie Twój biznes. Służą do określenia, w jakim stopniu organizacja realizuje założone cele. Śledzenie zmian Tych wskaźników w czasie pozwala również określić, czy podejmowane decyzje były słuszne z biznesowego punktu widzenia, czy nie.

Rodziaje KPI oraz ich przykłady

Należy zacząć od tego, że wskażniki KPI można podzielić na dwie grupy – finansowe wskaźniki efektywności i niefinansowe wskaźniki efektywności.
Przykładem finansowych wskaźników efektywności mogą być:

  • ARPU – Average Revenue Per User, czyli średni przychód przypadający na jednego użytkownika,
  • MRR – Monthly Recurring Revenue, czyli miesięczny przychód Twojej firmy.

Niefinansowe wskaźniki efektywności to między innymi:

  • MAU – Monthly Active Users – liczba użytkowników, korzystających z Twojej aplikacji lub serwisu w ciągu miesiąca,
  • CR – Convertion Rate – współczynnik konwersji, określający stosunek użytkowników, którzy wykonali żądaną akcję, np. utworzyli konto, pobrali e-book lub dokonali zakupu, do wszystkich użytkowników, którzy mieli okazję wykonać tę czynność. Oznacza to, że jeśli na stronie, skąd można pobrać e-book, pojawiło się 100 użytkowników, z czego 20 wykonało żądaną przez nas czynność, to wskaźnik konwersji wynosi 20%.

Kokpit menedżerski, czyli rzut oka na stan biznesu

Zgodnie z opisywaną przez nas metodologią Lean Analytics, powinniśmy skupiać się na jednej metryce, która jest najistotniejsza z biznesowego punktu widzenia. Nie oznacza to jednak, że dashboardy nie są już użyteczne. Pamiętajmy o tym, że analizując wskaźnik, czy jego wpływ na biznes, powinniśmy móc umieścić KPI w odpowiednim kontekście. Tu z pomocą przychodzą kokpity menedżerskie, które, zdefiniowane w odpowiedni sposób, ułatwiają proces decyzyjny. Dzięki temu, że wszystkie Kluczowe Wskaźniki Efektywności znajdują się w jednym miejscu, nie trzeba szukać odpowiedzi na nurtujące nas pytania w gąszczu “big data”. Trzeba też pamiętać o tym, by kokpit menedżerski był dostępny dla wszystkich osób, które są zainteresowane KPI firmy i biorą udział w procesie decyzyjnym.

Dobry kokpit menedżerski – łatwe jak raz, dwa, trzy ?


Każdy z nas codziennie stara się sprawić, żeby kluczowe wskaźniki efektywności dążyły do doskonałości. Żeby to było możliwe, powinniśmy jak najszybciej wdrożyć kilka prostych zasad:

  • wybierzmy wskaźniki, ważne z biznesowego punktu widzenia – powinny to być te wskaźniki efektywności, które najlepiej opisują Twój biznes na podstawie etapu, na którym znajduje się Twoja firma oraz modelu biznesowego, w którym ona funkcjonuje,
  • wybierz wskaźnik, którego zmiany chcesz w chwili obecnej śledzić – umieść go w centralnym punkcie dashboardu, tak aby był widoczny na pierwszy rzut oka,
  • dobierz dodatkowe wskaźniki, które pozwolą Ci zrozumieć kontekst – unikaj podejmowania decyzji o niekompletne lub niepewne dane.

Te trzy proste kroki w znaczący sposób ułatwią Ci  proces decyzyjny i pozwolą zminimalizować ryzyko podjęcia błędnych decyzji.

Pamiętaj, że Twój kokpit nie musi być oparty na skomplikowanej technologii! Może wystarczy prosty plik w arkuszu kalkulacyjnym lub jedno z darmowych narzędzi?

Przykłady kokpitów menedżerskich

Kokpity menedżerskie powinny być czytelnym i kompletnym źródłem informacji o kondycji Twojej firmy czy konkretnego działu. Należy przy tym pamiętać, o kilku prostych zasadach, które pozwolą CI zachować obie te cechy.

Kokpit menedżerskie a KPI

Podstawą dobrego dashboardu jest przede wszystkim odpowiedni dobór wskaźników, które mają być na nim prezentowane. Nie może być ich zbyt wiele, żeby nie zaburzać czytelności, ale z drugiej strony, zbyt mała ilość informacji będzie powodowała tylko dodatkowe pytania, zamiast dawać odpowiedzi. Zgodnie z prezentowaną przez nas metodologią Lean Analytics, powinniśmy się skupić na jednym wskaźniku – jak więc ma się do tego idea budowania dashboardów, składających się z kilku elementów? Naszym zdaniem, Lean Analytics jest bardzo dobrą podstawą, na której należy budować kokpit, zachowując poniższe elementy:

  • wybierz tę metrykę, która jest dla Ciebie najważniejsza – pamiętając o tym, by poruszać się w ramach Twojego modelu biznesowego. Ważnym jest również, aby dobrać KPI odpowiedni do obecnego etapu rozwoju Twojej firmy,
  • dobierz takie wskaźniki, które uzupełnią Twoją wiedzę na temat firmy, rozwiną to, co mówi Ci wybrany przez Ciebie wskaźnik,
  • dobierz odpowiednie wizualizacje – pamiętaj o tym, że do informacji, jaką chcesz przekazać, należy dobrać odpowiednią formę prezentacji. Czy ma to być wykres liniowy, słupkowy czy kołowy – wszystko zależy od tego, w jakiej formie prezentowany przez Ciebie wskaźnik będzie czytelny.
  1. Wiarygodność raportu i Jedna Wersja Prawdy

    Z naszego doświadczenia wynika, że nawet w ramach jednej organizacji, pojawiają się różne metody obliczania danego wskaźnika, co czasem powoduje spore zamieszanie i podważa wiarygodność raportów, które z założenia wcale nie muszą być złe. Jak temu zaradzić?
    Ustalcie wspólnie jeden sposób, w jaki chcecie obliczać dany wskaźnik i trzymajcie się go. Niech on będzie Waszą wersją prawdy, jedyną, jaka będzie obowiązywać w całej firmie. Będziecie mieli dzięki temu pewność, że każdy rozpatrywany przez Was wskaźnik, jest rozumiany tak samo. Nie oznacza to jednak, że raz przyjętej metodologii nie można zmieniać – jeżeli po czasie uznacie, że pierwotnie obrany sposób wyliczania wskaźników jest błędny, trzeba go zmienić, nadal pamiętając o tym, że zmiana powinna zajść w całej firmie, bez względu na jej wielkość.

  2. Pracuj regularnie ze swoim kokpitem menedżerskim

    Pamiętaj, że ma to być narzędzie, które pomoże Ci podejmować decyzje biznesowe. Oczywiście, nie zastąpisz dashboardem wszystkich raportów, które są bardziej szczegółowe (ten temat rozwijamy w następnym punkcie), ale jeden rzut oka powinien wystarczyć, żeby zauważyć zmiany w trendach, wahania istotnych wskaźników jak churn, MRR czy LTV.
  3. Nie rezygnuj z regularnych raportów

    Jeżeli kokpit menedżerski ma być przejrzysty i zrozumiały, nie może zawierać zbyt wielu elementów. Nie da się nim zastąpić raportów i analiz, przygotowanych ad hoc, czy zestawień tygodniowych z podsumowaniem pracy poszczególnych pracowników działu sprzedaży. W dużym uproszczeniu, kokpit menedżerski powinien powiedzieć Ci, co się dzieje, a regularne raporty powiedzą jak i dlaczego.

  4. Zadbaj o regularną aktualizację danych

    Jeżeli Twój dashboard ma być prostym narzędziem codziennego użytku, nie może zawierać danych, aktualizowanych tygodniowo. Jeżeli posiadasz kilka źródeł danych, koniecznym może okazać się wykorzystania jakiegoś narzędzia do business intelligence. Na rynku istnieje wiele tego typu rozwiązań, o różnych możliwościach i w różnych wariantach cenowych. Stosowanie tej technologii nie zawsze jest potrzebne, ale przy dużych zbiorach danych pozwala zaoszczędzić dużo czasu.

Kokpity menedżerskie nie są niezastąpione, natomiast łatwo się do nich przyzwyczaić i docenić je za przejrzystość, prostotę i mnogość informacji, zawartych w jednym miejscu.

Wiemy, że przygotowanie efektywnego dashboardu może nie być proste, dlatego w razie pytań lub wątpliwości, zachęcamy do kontaktu – wspomożemy Cię swoją wiedzą i doświadczeniem.

Wskaźniki KPI – czym są i dlaczego są tak ważne?
5 (100%) 2 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.