Struktura gwiazdy w raportach – dlaczego jest ważna

Struktura gwiazdy w raportach – dlaczego jest ważna

Baza danych, czy nowoczesna hurtownia danych – oba rozwiązania są bez znaczenia, jeśli nie pozwalają na tworzenie trafnych i ważnych dla biznesu raportów. To kokpity menedżerskie i raporty pozwalają na podejmowanie odpowiednich decyzji biznesowych i monetyzują wartość całej infrastruktury, która pozwala na zarządzanie danymi.

Struktura gwiazdy – jak wygląda w przypadku raportów?

Topologia gwiazdy jest pojęciem, które zapewne znacie z sieci komputerowych, gdzie kable sieciowe połączone są w jednym wspólnym punkcie, zwanym punktem dostępu (ang. access point).

W przypadku struktury raportowej wygląda to bardzo podobnie. W centrum struktury również występuje access point, którym w przypadku raportów jest baza danych lub hurtownia danych. Wokół znajdują się raporty, czerpiące dane bezpośredni ze źródla, odświeżane według zaplanowanego harmonogramu. Tworzenie raportów w oparciu o taką strukturę ma kilka podstawowych celów.

 

Przykład topologii gwiazdy w sieciach komputerowych
Przykład topologii gwiazdy w sieciach komputerowych

Jedna wersja prawdy

Ile razy zdarzyło Wam się dostać raporty, w których te same metryki i wskaźniki różniły się nieznacznie między sobą? Z własnego doświadczenia możemy powiedzieć, że najbardziej stresujące jest to dla osoby, która jest odpowiedzialna za przygotowanie raportów. 🙂
To na analityku ciąży odpowiedzialność za wyjaśnienie tych różnic, co często jest nie tylko uciążliwe, ale prowadzi do utraty wiarygodności, nawet jeśli różnice są uzasadnione. Oczywiście, nie jesteśmy zwolennikami “zakłamywania raportów” tylko po to, aby wszystko zgadzało się do drugiego miejsca po przecinku, ale dla zapewnienia odpowiedniej “higieny pracy” konieczne jest ustalenie i przestrzeganie norm w czasie przygotowywania raportów.

Zgodnie z zasadą, że obowiązuje wyłącznie jedna wersja prawdy, przy tworzeniu raportów powinniśmy w pierwszej kolejności ustalić, w jaki sposób poszczególne dane powinny zostać przygotowane, czy to w postaci szablonów zapytań bezpośrednio do bazy danych, czy w przypadku kostek w hurtowniach danych. Dzięki temu wszystkie zapytania, dotyczące danej metryki, będą zwracały tę samą wartość.

Struktura gwiazdy na przykładzie hurtowni danch

 

Nie dubluj swojej pracy

Ta zasada jest chyba najlepiej znana programistom. Jeśli musisz napisać ten sam kawałek kodu kilka razy, lepiej utworzyć z tego oddzielną klasę czy metodę.
W przypadku generowania raportów wygląda to identycznie. Jeśli w kilku raportach piszesz to samo zapytanie, lub różne osoby w Twojej firmie wykonują identyczne zapytania, warto pomyśleć o tym, by takie działania zaplanować i uruchamiać regularnie przy pomocy dostępnych automatów, czy systemu business intelligence. Tym, co według nas, bardzo często prowadzi do zmęczenia i wypalenia zawodowego wśród analityków, jest monotonne i mozolne wykonywanie tej samej, powtarzalnej czynności. Zdecydowanie nie jesteśmy zwolennikami odtwórczej pracy. 😛

Dbając o swój własny komfort pracy upraszczaj ją poprzez tworzenie harmonogramów zadań i automatyzację pracy, twórz repozytoria zapytań i odpowiednie kostki danych. Pozwól, by system business intelligence pracował dla Ciebie i za Ciebie, a jeśli jeszcze go nie masz, to może czas wdrożyć go w Twojej organizacji?

Obierz cel dla swoich raportów

Nie chodzi tu o ogólne cele typu “monitorowanie procesu obsługi Klienta” czy “kontrola sprzedaży”. Każdy z raportów powinien odpowiadać na konkretne pytanie lub opowiadać jakąś historię. Właśnie po to tworzymy struktury raportów, aby nie umieszczać wszystkiego w jednym miejscu. Rzadko zdarza się, że wszystkie raporty są kierowanie do jednej osoby, jeszcze rzadziej spotykamy się z sytuacją, w której wszyscy odbiorcy są zainteresowani danymi na tym samym poziomie. Aby uniknąć nieporozumień i maksymalizować zainteresowanie dostarczanymi przez Ciebie rozwiązaniami, postaraj się w pierwszej kolejności odpowiedzieć na następujące pytania:

  • do jakich celów będzie wykorzystywany mój raport,
  • do kogo jest on kierowany,
  • na jakim poziomie będzie on wykorzystywany (strategiczny czy operacyjny).

Dzięki temu nie tylko będzie Ci łatwiej obrać odpowiedni typ raportu. Pozwoli Ci to również na umieszczenie go w odpowiednim miejscu w strukturze raportowej.

Twórz raporty monotematyczne

Tak, wiemy jak to brzmi – totalna nuda. Na szczęście, w praktyce wygląda to zupełnie inaczej. Jeśli tworzysz raport na potrzeby działu sprzedaży może być zasadne umieszczenie w nim metryk dotyczących obsługi Klienta, ale rzadko pojawią się tam informację na temat obciążenia Twoich serwerów.

Umieszczanie na jednym raporcie danych, opisujących pracę różnych działów, nie jest wcale zaprzeczeniem zasady “monotematyczności”, a wręcz jej potwierdzeniem.
Jeśli tworzysz raport opisujący LTV (Lifetime Value) musisz uwzględnić w nim to, co dotyczy wartości Klienta, czyli z jednej strony sprzedaż i dosprzedawanie nowych produktów, z drugiej strony rezygnacje i zakończenie “cyklu życia Klienta”. Właśnie dlatego poprzedni punkt jest tak istotny – obierz cel dla raportu, dopiero później przystąp do pracy. 🙂

Podsumowanie

Bez znaczenia, czy korzystasz wyłącznie z bazy danych czy Twoja firma wdrożyła już warehouse lub system business intelligence, który łączy w sobie funkcje zarządzania danymi i generowania raportów, to od tego w jaki sposób będziesz generować raporty zależy wartość danych, zbieranych przez Twoją firmę. Dbaj o odpowiednią strukturę i przejrzystość raportów, a staną się nieodzownym elementem procesu decyzyjnego. Jeśli masz pytania lub wątpliwości, związane z tym zakresem, zapraszamy do kontaktu z nami. 🙂

Struktura gwiazdy w raportach – dlaczego jest ważna
5 (100%) 2 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.