Raporty sprzedażowe - krok po kroku [poradnik]

Raporty sprzedażowe - krok po kroku [poradnik]

W tym artykule przedstawię istotę raportu sprzedażowego jako narzędzia do efektywnego zarządzania wynikami działu sprzedaży. Mam nadzieje, że lektura tego materiału pozwoli Ci zmienić obecne raporty sprzedażowe tak, aby stały się maksymalnie efektywne. Jak to zrobić i jakie są cechy idealnego raportu sprzedażowego? 🙂 Sprawdźmy!

Niezależnie od wielkości twojego przedsiębiorstwa raport sprzedażowy jest dokumentem, który budzi największe zainteresowanie. Nic dziwnego – wyniki handlowe to być albo nie być prawie każdej firmy działającej na wolnym rynku.

 

Jak zadbać o jakość danych w raporcie sprzedażowym?

Dane muszą być gromadzone w usystematyzowany sposób. Częstym błędem w organizacjach jest to, że informacje, które zapisujemy w CRMach rozumiane są w różnoraki sposób. Powoduje to dezinformację w dziale sprzedaży (każdy to samo zjawisko opisuje w inny sposób), a także błędnie wyciągane wnioski przez management.

Szef działu sprzedaży analizuje raport sprzedażowy przez internet. Sprawdź czy twój raport sprzedażowy jest zrozumiały dla zespołu!

Przeprowadź prosty test – weź do ręki raporty sprzedażowe z ostatniego okresu i porozmawiaj z kilkoma handlowcami – najlepiej z różnych szczebli w Twojej organizacji. Perspektywa młodszego doradcy klienta może być inna niż opiekuna strategicznych klientów kluczowych.

 

Rozmawiajcie o zmianach wyników na poszczególnych grupach klientów. W trakcie rozmowy spróbuj zrozumieć jak twój sprzedawca rozumie poszczególne pola wypełnianego raportu. Czy nie istnieje może mechaniczne kopiowanie danych? 

Po zebraniu feebacku od zespołu wyciągnij wnioski. Jeżeli raport sprzedażowy zawiera wartości, które są dla zespołu niezrozumiałe to czy warto wymagać tych danych? Czy możesz opierać swoje decyzje (np. dotyczące skuteczności pracy danego sprzedawcy) na takich danych?

Dbaj o przepływ informacji w twojej organizacji 

Kolejnym grzechem działów sprzedaży są braki w informacjach. Innymi słowy mimo posiadanych informacji przez handlowca, nie można ich znaleźć w systemie, na którym pracują sprzedawcy. Często zdarza się, że zabieganemu accountowi wybaczamy braki w „papierologii”. To duży błąd. 

Twój dział handlowy to zespół. Jeżeli jednym osobom będziesz wybaczał uchybienia w tym zakresie dasz jasny sygnał dla całego teamu. Takie podejście zemści się wcześniej czy później. Podczas audytów raportów sprzedażowych często widzimy pokłosie takiego podejścia. Klient o istotnej części swojego biznesu wie tyle, że jest „w głowie Pana Marka czy Pani Halinki” i jeżeli pragnie przeanalizować te dane to musi zadzwonić, bo akurat są na spotkaniu u klienta.

Jak rozwiązać ten problem?

Nasza recepta – przeanalizuj swój raport sprzedażowy, a następnie maksymalnie go uprość. Spraw, by zawierał informacje, które są naprawdę istotne. Każdy biznes ma swoją specyfikę i musisz pamiętać, że rozwiązanie z innej branży po prostu się nie sprawdzi. Idealny raport sprzedażowy musi być stworzony dla Ciebie.

Po wdrożeniu nowego raportu bądź maksymalnie konsekwentny. Wymagaj 100% rzetelności w pracy z raportem. Jeżeli zdecydujesz się na zebranie feedbacków dotyczących istniejącego raportu od zespołu – wykorzystaj to. Podkreślaj, że mieli istotną rolę w tworzeniu nowego raportu sprzedażowego i nie powinni uchylać się od realizowania waszego wspólnego projektu.

 

Rodzaje raportów sprzedażowych dla startupu – od czego zacząć?

Dział handlowy w startupie pracuje nad nowym raportem sprzedażyW zależności od wielkości organizacji i stopnia skomplikowania produktu możemy generować wiele istotnych raportów sprzedażowych. W przypadku nowych organizacji istotne jest, aby raport dawał nam optymalne efekty i realizował podstawowe cele. Dlatego pomagając w tworzeniu raportów sprzedażowych dla startupu doradzamy stworzenie dwóch tego typu dokumentów.

Pierwszy z nich ma za zadanie pomóc w sprawny sposób zarządzać działem.

 

Tworząc taki raport sprzedaży powinniśmy posiadać i interpretować dotyczące:

  • Liczby nowych leadów przypadającej na każdego handlowca
  • Liczbę wykonywanych połączeń efektywnych i nieefektywnych
  • Poziom konwersji
  • Wzrost/spadek poziomu churn-u

Raport ten odpowie nam na wiele pytań, dotyczących samej efektywności pracy handlowca jak i pomoże podjąć niektóre biznesowe decyzje. Pomoże także dostosować przyjętą strategię sprzedażową do zmieniającej się sytuacji rynkowej. Może firma generuje zbyt małą ilość leadów? Może sprzedawcy wykonują zbyt małą ilość połączeń? Który z handlowców realizuje swój cel, a który jeszcze potrzebuje pomocy?

W jednym z poprzednich wpisów dotyczącym metodologii Lean Analytics podkreślaliśmy jak ważne jest odrzucenie metryk próżności – takich wskaźników rozwoju biznesu, które mają niewielkie znacznie dla jego rozwoju. Nie inaczej jest w przypadku tego raportu.

Handlowiec prawdę Ci powie czyli jak tworzyć raporty w oparciu o CRM?

Drugim rodzajem są raporty, które można stworzyć na podstawie zebranych informacji przez handlowca. Mogą to być najróżniejsze aspekty. Dzięki odpowiedniemu gromadzeniu i pokazaniu danych można zmniejszyć ilość leadów, które zostały utracone (poprzez odpowiednie zarządzanie w przyszłości tymi, które nie skonwertowały) znaleźć odpowiedź, jakie grupy ludzi najczęściej kupują lub jaka jest najbardziej widoczna przyczyna braku sfinalizowania transakcji.

W ten sposób możemy zoptymalizować działania marketingu albo zbadać, na podstawie liczonego churnu i konwersji, czy nasze przedsiębiorstwo jest zdrowe i rośnie w siłę.

Jakie wskaźniki powinny znaleźć się w  raporcie sprzedażowym?

(To tylko mały wycinek informacji na temat wskaźników biznesowych. Dowiedz się więcej z naszego poradnika dotyczącego wskaźników KPI)

W klasycznym modelu sprzedaży najważniejsze wskaźniki to:

CAC – Customer Acquisition Cost

Innymi słowy jest to koszt pozyskania jednego klienta. Bardzo ważne, szczególnie dla młodych firm.

LTV – Live Time Value

Jest to wartość, jaką daje firmie jeden klient. Aby sprawdzić LTV należy zsumować wszystkie wpłaty klienta i podzielić wynik przez cały czas trwania umowy

MRR – Monthly Recurring Revenue

MRR pokaże rentowność naszego biznesu. Jest to nic innego, jak iloczyn wszystkich naszych klientów, którzy płacą za nasz produkt pomnożony przez średni zysk miesięczny.

Churn

Dzięki temu wskaźnikowi zobaczymy, ilu naszym klientów zrezygnowała z korzystania z naszych usług lub zdecydowali się nie przedłużać umowy po jej wygaśnięciu.

Konwersja

Bardzo ważna dana w każdej organizacji. To konwersja pokaże nam, jaki procent leadów zostaje skonwertowanych i sfinalizowanych. Więcej w artykule : współczynnik konwersji

Pamiętaj dział sprzedaży to serce twojej firmy – dbaj o nie!

Wielu autorów literatury fachowej porównuje firmę do ciała człowieka. Tak jak każdy z nas ma głowę, serce i organy wewnętrzne, tak i firma dzieli się na poszczególne działy – narządy od których efektywnej pracy zależy kondycja całej organizacji. W organizacji sercem jest dział sprzedaży. To sprzedaż właśnie poprzez swoją pracę przynosi dochód firmie, to ona napędza całą organizację.

Tak jak musimy dbać o serce bijące w naszym ciele, tak powinniśmy zatroszczyć się o te w naszej firmie. Aby było to możliwe, musimy wiedzieć co szwankuje, a co działa dobrze. Dobry raport sprzedażowy to profilaktyka, a w końcu lepiej zapobiegać niż leczyć :).

Czy twojej raporty sprzedażowe są optymalnie? Czy spełniają twoje oczekiwania? Tworzymy i optymalizujemy struktury raportowe. Sprawdź nas – więcej informacji tutaj

Raporty sprzedażowe – krok po kroku [poradnik]
5 (100%) 3 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.