Procesy – co zrobić, aby były mierzalne?

Procesy – co zrobić, aby były mierzalne?

Dobry proces to taki, który jest prosty i mierzalny. To dwie główne cechy dobrze stworzonego procesu. Nieważne jednak, jak optymalny by on nie był, jeśli nie wdrożymy go w odpowiedni sposób, nic z tego nie będzie.

Dzisiaj skupimy się na tym, jak stworzyć dobry proces. Posłużymy się do tego przykładem procesu sprzedażowego.

Proces sprzedażowy – czym jest?

Proces sprzedażowy to usystematyzowany sposób pracy naszych handlowców. Oznacza to nie tylko klarowną, jasną strategię sprzedażową firmy, która definiuje klienta idealnego, opisuje grupę docelową i sposoby dotarcia do niej, ale również sposób gromadzenia danych, oznaczania wykonanych i planowanych działań oraz sposób przepływu leadów w lejku marketingowym i sprzedażowym. Ważne, aby pamiętać, że proces ma być pomocą dla handlowców, a nie fanaberią utrudniającą życie. Dla nich proces ma być jak najprostszy, jednak nadal umożliwiający raportowanie i przeprowadzanie analiz.

Uporządkowany proces sprzedażowy – zalety

Jeśli chcesz, aby Twój proces sprzedażowy faktycznie spełniał swoje zadania, zadbaj o to, aby mieć odpowiednie narzędzie. Na rynku obecnie jest wiele systemów CRM. Budując proces sprawdź, który z nich odpowie na większość Twoich potrzeb. Często popełnianym błędem jest wybór systemu CRM bez ustalonych najważniejszych punktów procesowych, albo ustalenie pełnego procesu, bez wcześniejszego researchu CRMów. Narzędzie idealne nie istnieje, dlatego ważna jest pewna elastyczność.

Uporządkowany, spisany i wdrożony proces sprzedażowy pozwala na:

To tylko niektóre z zalet procesu. Jeśli wdrażasz więcej, jak jeden proces pamiętaj o zdefiniowaniu punktów styku i ustaleniu, w jaki sposób będą przekazywane informacje między działami. Często jest to najtrudniejszy element podczas budowania procesów w firmie.

Mam już wstępnie rozpisany proces – co dalej?

Wstępnie rozpisany proces to:

  • lista rzeczy, które chcemy mierzyć,
  • lista pytań, na które chcemy znać odpowiedź,
  • lista informacji, które musimy gromadzić, aby stworzyć raporty na podstawie rzeczy, które chcemy mierzyć i pytań, na które chcemy znać odpowiedź,
  • określenie osób, które będą na tym procesie pracować,
  • znalezienie punktów, które istnieją już teraz.

Mając taki dokument, który będzie operacyjnym zapleczem dla procesu, dobrą praktyką są wywiady z samymi handlowcami. Jak teraz pracują? Na jakim narzędziu? Jak unikają sporów o leady? Jak kontaktują się z Klientami i jak długo trwa proces decyzyjny?

To wszystko pokaże nam nie tylko różnice w postępowaniu poszczególnych osób, ale także pozwoli na stworzenie pierwszej mapy procesowej.

Mapa procesowa to graf, który pozwala na pokazanie na rysunku, jak wyglądają poszczególne kroki handlowców w drodze do wygrania deala.

Mapa procesowa – czy tylko jedna?

Można wykonać tylko jedną mapę procesu, jednak najczęściej będzie ona nieczytelna. Dlaczego? Proces jest wielowymiarowy. Ważny jest nie tylko ogólny proces z tłem biznesowym, ale także ten operacyjny (jak będziemy mierzyć pewne rzeczy i sprawdzać, czy handlowcy postępują zgodnie z ustaleniami) oraz opisujący krok po kroku pracę handlowców, ze wskazaniem pól w systemie i sposobu oznaczania wykonanych czynności.

Mierzenie skuteczności procesu – jak to zrobić?

W tym pomoże nam jasny plan tego, na jakie pytania chcemy znać odpowiedź.

Te pytania dotyczyć powinny trzech aspektów:

  • bezpośrednio działu handlowego (jak sprzedają, jaka jest konwersja, jaki MRR, jak dużo spotkań/telefonów wykonują),
  • działań marketingowych (które źródła pozyskania leadów są najlepsze)
  • dane procesowe (czystość bazy danych, czy handlowcy uzupełniają wszystkie niezbędne pola, jeżeli część informacji zbieramy automatycznie, to czy wszystko działa poprawnie).

Wskaźniki KPI i zbierane dane zależą w dużej mierze od rodzaju biznesu.

Proces zawsze żywy

Musisz pamiętać, że proces jest stale żywy. Będzie się on stale zmieniał. Nie wszystko jesteśmy w stanie od razu przewidzieć, dlatego tak ważne jest stałe monitorowanie skuteczności zbudowanego procesu.

Warto także, już po wprowadzeniu pierwszej wersji procesu, stworzyć listę pytań, zaczynający się od sformułowania: Co jeśli…

Przykładem może być:

  • Co jeśli nie mamy numeru telefonu do Klienta?
  • Co jeśli proces decyzyjny przedłuża się, przekraczając ustalony przez nas czas?
  • Co jeśli Klient zamiast spotkania on-line, życzy sobie spotkania indywidualnego?

W ten sposób wykryjesz luki procesowe i szybko na nie zareagujesz.

Procesy – co zrobić, aby były mierzalne?
5 (100%) 2 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.