Jak zwiększyć sprzedaż – raportowanie w dziale sprzedaży

Jak zwiększyć sprzedaż – raportowanie w dziale sprzedaży

Jak zwiększyć sprzedaż – to jedno z najczęstszych pytań, z jakimi można się spotkać w kontekście prowadzenia własnego biznesu. Funkcjonowanie działu sprzedaży często jest stawiane na równi z wyznacznikiem sukcesu firmy. Oczywiście, jest to tylko jeden z ważnych czynników, ale należy zadbać o to, aby poprawnie raportować sprzedaż i kontrolować to, co dzieje się w ramach tego działu. “Idealny raport sprzedażowy nie istnieje”, czyli rozmowa z Marcinem Szałkiem co-Founderem Slowhop.com o zarządzaniu sprzedażą i raportach.

Zarządzanie sprzedażą a raporty

Sprzedaż często określana jest mianem “bijącego serca firmy”. To jest ten element organizacji, który ma zapewnić przychody niezbędne do finansowania wszystkich obszarów działalności, od kampanii marketingowych po zaspokojenie potrzeb technologicznych firmy. Jak więc rozliczać ten dział w taki sposób, aby jak najdokładniej wiedzieć, co się w nim dzieje? Zapytaliśmy Marcina Szałka co on sądzi na temat raportów w dziale sprzedaży.

“Idealne byłoby środowisko raportowe, które dokładnie pokazuje funnel sprzedażowy, który pokazuje zmiany efektywności pomiędzy poszczególnymi etapami procesu sprzedażowego i pomaga zidentyfikować, które jego elementy wymagają poprawy. Nie spotkałem jeszcze idealnych raportów sprzedażowych”.

Dokładnie tak brzmiało jedno z pierwszych zdań, jakie usłyszeliśmy od Marcina. Nasze doświadczenie również potwierdza, że najtrudniejszym elementem jest wyłapanie tych elementów, które faktycznie mogą wpłynąć na decyzje biznesowe. Na szczęście,pojawia się podpowiedź w postaci Lean Analytics i “metryk próżności”. Zrezygnowanie z nadmiarowych KPI nie jest jednak proste, szczególnie jeżeli to Ty jesteś odpowiedzialny za zarządzanie sprzedażą.

#Wskazówka

Przyjrzyj się krytycznie swoim raportom sprzedażowym – zdecyduj, czy wszystkie dane, które śledzisz są Ci potrzebne w codziennej pracy, wybierz te, które wprowadzają “szum informacyjny” i wyrzuć je z dashboardów – skup się na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze.

 

Raportowanie i wsparcie sprzedaży

Zapytaliśmy Marcina o to, na jakie elementy zwraca uwagę w raportach sprzedażowych, jakie dane śledzi na bieżąco. Szybko okazało się, że jest grupa pytań, na które szuka odpowiedzi, patrząc na przygotowane wcześniej raporty. Poniżej kilka z nich.

“Pogorszyła się konwersja z leadów na sprzedaż? Czy są sprzedawcy, którzy ciągle konwertują dobrze? Czego możemy się od nich nauczyć?A może zmniejszyła się aktywność zespołu sprzedażowego (np. liczba telefonów)?Jak różni się aktywność poszczególnych członków zespołu?”

Spadek jakości leadów jest jednym z chętniej podnoszonych argumentów w przypadku problemów ze sprzedażą. Niestety, równie często okazuje się, że nie jest to główna przyczyna, powodująca spadek sprzedaży. Za “sezonowością” i “słabymi leadami” często kryje się to, co manager sprzedaży jednego z naszych klientów zwykł nazywać “podciętymi skrzydłami”. Często drobne niepowodzenia są przyczyną spadku motywacji u sprzedawców, co oczywiście przekłada się na wyniki. Czasem da się to zaobserwować jako spadek ilości połączeń czy spotkań sprzedażowych, więc warto się zastanowić, czy nie jest to informacja, na którą należy zwrócić większą uwagę.

#Wskazówka

Zanim zaczniesz wprowadzać duże zmiany w procesach sprzedażowych czy całej organizacji sprawdź, czy ewentualny problem dotyczy każdego ze sprzedawców. Jeżeli są tacy, którzy mimo trudności grupy, radzą sobie dobrze, sprawdź, czego mogą nauczyć pozostałych członków zespołu i wdroż te zmiany w pierwszej kolejności.

Systemy business intelligence w zarządzaniu sprzedażą

Tworzenie rozbudowanych raportów i analiz jest często kuszącym rozwiązaniem w kontekście zarządzania sprzedażą. Trzeba jednak pamiętać o tym, że podstawowe i proste raporty często dostarczają wystarczającej wiedzy, potrzebnej do rozwiązywania bieżących problemów, a wdrażanie rozwiązań z zakresu business intelligence staje się wymówką i powodem odsunięcia trudnych decyzji w czasie. Oczywiście, w przypadku testowania nowych rozwiązań pojawi się potrzeba rozbudowania struktury raportowej i badania efektywności działań marketingowych czy sprzedażowych, natomiast w każdym przypadku dobrą praktyką jest dostosowanie rozwiązań do faktycznie istniejących potrzeb.

“Większość systemów raportowania pozwala łatwo odpowiedzieć na tylko kilka podstawowych pytań, a rzadko kiedy umożliwia nieco głębsze analizy. Te najczęściej trzeba robić w Excelu, na boku systemu.” – tak temat podsumował Marcin Szałek.

#Wskazówka

Budując raporty dla działu sprzedaży zadbaj o to, by w prosty sposób zapewnić sobie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania. Dobierz odpowiednie wizualizacje do danych, które chcesz zaprezentować, pilnuj regularnej aktualizacji danych. Nie bój się tworzenia dodatkowych raportów w dostępnych narzędziach, jeżeli pojawi się faktyczna potrzeba rozbudowania istniejącej struktury czy poszukania nowych danych i odpowiedzi.

Dokładność, terminowość i przejrzystość

Dzięki odpowiednio przygotowanym raportom sprzedażowym, zarządzanie tym działem może być dużo prostsze. Trzeba jednak pamiętać o spełnieniu trzech podstawowych zasad:

  • dokładność – pokazuj w raportach to, co jest potrzebne – ani więcej ani mniej. Unikaj “wciskania” zbyt wielu informacji w jednym raporcie, żeby nie odciągać uwagi od tego, co jest faktycznie niezbędne. Dbaj o jakość danych – powinno to być warunkiem i elementem procesu, jakim jest przygotowanie dobrego raportu,
  • terminowość – regularna aktualizacja danych i udostępnianie raportów wszystkim zainteresowanym jest istotna w kontekście użyteczności raportów. Nawet jeśli raport jest udostępniony w chmurze, pamiętaj by wysłać maila z krótkim podsumowaniem, przypominając tym samym, że Twój raport nadal funkcjonuje, a Ty masz wszystko pod kontrolą,
  • przejrzystość – zadbaj o to, żeby raport był czytelny. Odpowiednie ułożenie elementów czy kontrastowe kolory serii danych to podstawowe rzeczy, znacząco ułatwiające pracę z raportami.

Zastosowanie tych trzech zasad znacząco ułatwi pracę tym, którzy korzystają z Twoich raportów. Jeżeli zarządzasz sprzedażą, a ktoś inny przygotowuje raporty dla Ciebie – zadbaj o to, by Twój komfort pracy był jak najwyższy!

Marcin Szałek


Wczesną młodość spędził w korporacjach, późną w największych międzynarodowych firmach internetowych i startupach.
Doświadczenie zawodowe i parę zawodową wykorzystuje jako szef Slowhopa.

Jak zwiększyć sprzedaż – raportowanie w dziale sprzedaży
4.7 (93.33%) 3 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.