Custom fields – co zrobić, aby nie stały się przekleństwem procesu

Custom fields – co zrobić, aby nie stały się przekleństwem procesu

Custom fields – czym są?

Custom fields to nic innego, jak pola dodatkowe. Każdy system CRM na swoją własną pulę pól. Jeżeli jednak chcemy, możemy spersonalizować system CRM do potrzeb firmy, dodając własne.

W ten sposób sami decydujemy, jakie dane na temat naszych klientów chcemy gromadzić. Brzmi świetnie. Niestety ta możliwość zamiast służyć, może stać się przekleństwem.

Zagrożenia płynące z gromadzenia zbyt dużej ilości danych

Można by pomyśleć, że im więcej informacji na temat naszych klientów gromadzimy, tym lepiej. Niestety nie zawsze jest to prawda. Przynajmniej w przypadku systemów CRM.

System CRM ma bowiem służyć do ułatwienia pracy naszym handlowcom i obsłudze posprzedażowej. Zbyt duża ilość pól sprawia, że system staje się nieczytelny. Często jest również tak, że każdy z działów potrzebuje innego zestawu pól. To prowadzi do tego, że pól jest za dużo, a w systemie robi się bałagan. W konsekwenji pola nie są uzupełniane, albo uzupełniane błędnie.

Częstym zjawiskiem jest również konieczność dodawania pól operacyjnych, które służą nie tyle co ludziom pracującym na systemie, co tym, którzy chcą stworzyć szczegółowe raporty.

Plan – lek na całe zło

Zanim zaczniesz wdrażać system CRM zaplanuj, jak chcesz, aby wyglądały procesy w firmie. Na tej podstawie wytypuj pytania, na które chcesz znać odpowiedź. Jeżeli już je będziesz miał, bez problemu stworzysz listę pól, których będziesz potrzebował.

Podczas tworzenia pól warto:

  • wyznaczyć jedną osobę, która jest za to odpowiedzialna –  w ten sposób unikniesz tworzenia kilku pól o tym samym znaczeniu ;-),
  • nazwać je tak, aby nie było wątpliwości, do czego służą,
  • stworzyć dokumentację, w której zawarte będą definicje, informacja, dla którego działu zostało stworzone każde z pól, do jakich raportów jest niezbędne oraz kiedy powinno być uzupełniane. Jeżeli pola podpięte są pod integrację lub automatyzację, również warto o tym wspomnieć,
  • stworzyć system nazewnictwa, który od razu pokaże, który dział odpowiada za uzupełnienie.

Te proste zasady sprawią, że unikniesz chaosu.

Jednak co jeżeli pól już jest za dużo? Jak poradzić sobie z tych bałaganem?

Czyszczenie pól

Baza CRM ma rację bytu tylko wtedy, gdy wiemy, jak z niej korzystać. Bałagan, jaki tam panuje, nie tylko spowolni pracę naszych handlowców, czy opieki klienta, ale również sparaliżuje system raportowania.

Niemożliwe stanie się także zarządzanie danymi czy akcje operacyjne. Innymi słowy zapanuje chaos.

Jeżeli mleko już się rozlało ważne, aby ponownie stworzyć plan działania.

  • Ponownie spisz procesy.
  • Spisz wszystkie pola i sprawdź, jak często są używane.
  • Wytypuj te, które są bezwzględnie potrzebne.
  • Zacznij systematycznie usuwać te, które są nieużywane.
  • Upewnij się, że nie duplikujesz pól.
  • Wytypuj jedna osobę, która będzie za to odpowiedzialna.

Często bywa tak, że przywiązujemy się do pól. Prawda jest jednak taka, że im ich mniej, tym lepiej.

Rzadko kiedy jest tak, że system CRM jest jedyną bazą danych w firmie. Oznacza to, że możemy zdecydować, jakie dane powinny być w systemie, a jakie mogą pochodzić z innego źródła. Kluczowe jest tutaj to, które informacje potrzebne są dla tych, którzy pracują bezpośrednio w  systemie CRM.

Utrzymanie porządku – jak to zrobić?

Czasami najtrudniejsze jest utrzymanie porządku. Jeżeli chcesz aby Twoja firma była maszynką sprzedażową, a każda decyzja poparta analizą raportów, warto zadbać o czystość danych.

W tym celu systematycznie sprawdzaj, czy pola, które już istnieją są używane i – jeżeli tak – czy używane są poprawnie.

Zadbaj o to, aby procesy były stale optymalizowane. Warto także pytać bezpośrednio twórców systemu CRM, jak rozwiązują poszczególne problemy. Może okazać się, że pole, które chcemy utworzyć nie jest potrzebne, a wystarczą niewielkie zmiany w procesie.

Przed dodaniem kolejnego custom field’a upewnij się, że faktycznie ta informacja jest niezbędna. Nie warto gromadzić danych, których nigdy nie użyjesz 🙂

Custom fields – co zrobić, aby nie stały się przekleństwem procesu
Czy artykuł Ci się podobał? Oceń go teraz!

Leave a Reply

Your email address will not be published.