Procesy

Home / Procesy

Optymalizacja procesów biznesowych – cele i korzyści ustalane we współpracy z klientem

Optymalizacja procesowa — zakłada działania na trzech płaszczyznach – modelowaniu, prawidłowej analizie danych i usprawnianiu procesu. W Data Divers wspomagamy klientów na każdym ze wspomnianych etapów, zapewniając doradztwo i wsparcie w zarządzaniu poszczególnymi elementami. Działania procesowe opieramy na skutecznej metodzie, wynikającej wprost z metodologii lean.

Sprawdź nas – odwiedź zakładkę referencje i poznaj nasze dotychczasowe projekty 

 

 

Prawidłowo stworzone procesy dają gwarancję poprawności gromadzonych danych, a co za tym idzie pewność, że sporządzane raporty są prawdziwe. Jako Data Divers oferujemy, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa, następujące usługi:

  • budowanie procesów sprzedażowych,   
  • budowanie procesów posprzedażowych,   
  • optymalizację procesów,   
  • wdrażanie procesów.   

Cele wdrożenia ustalane są wspólnie z klientem. Chcemy, aby były zgodne z modelem biznesowym firmy oraz by miały jasno określony cel. Zwykle optymalizacja procesu zostaje dopasowana do aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa. Dla przykładu – firmy w trakcie agresywnego wzrostu i rynkowej ekspansji zwykle optymalizują swoje koszty tak, by jeszcze skuteczniej prowadzić wymienione działania. Główną rolę będzie pełnił tu proces sprzedażowy, który nadaje określony format pracy naszego zespołu sprzedażowego. Rolą procesu sprzedażowego w startupie będzie określenie Ideal Customer Profile czyli idealnego klienta naszych usług, pozostałą grupę odbiorców produktu wraz ze sposobami na dotarcie do niej. Dodatkowo określi sposób agregowania danych biznesowych, przepływu kluczowych informacji w strukturze lejka sprzedażowego czy chociażby plan działania.

Wspomniane cele zwykle dzielimy na :

  1. Projekty optymalizacji procesów nastawione na maksymalizacje zysków
  2. Działania, które mają obniżyć koszty prowadzenia działaności
  3. Optymalizację tempa realizacji projektów

Od czego zacząć tworzenie optymalnego procesu w firmie?

Wierzymy, że żeby stworzyć optymalny proces operacyjny najpierw trzeba jak najlepiej zrozumieć biznes. Właśnie dlatego zawsze naszym pierwszym krokiem są rozmowy z firmą a także szczegółowy audyt, pokazujący zarówno dobre strony procesów jak i ich wady. Dopiero na tej podstawie proponujemy najlepsze rozwiązania, które zawsze osadzone są w czasie. Klient już na samym początku ma wiedzę na temat zakresu proponowanych działań oraz przewidywanym czasie ich realizacji.

Taki model współpracy daje poczucie bezpieczeństwa oraz świadomość, co dzieje się na poszczególnych etapach pracy. Chcemy, aby pracujące z nami firmy miały świadomość potrzeby ewaluacji swoich procesów biznesowych. Jest często tak, że prowadząc działalność skupiamy się jedynie na osiągnięciu efektu końcowego. Wiele firm popada tu w pułapkę – zapominając o tak ważnym czynniku, jakim jest wydajność. Wskaźnik ten to istota optymalizacji procesowej – zwiększamy ją tak,aby klient poczuł różnicę zarówno w wymiarze finansowym jaki i operacyjnym. 

Modele procesów gotowe? Pora na wdrożenie!

Audyt procesu pozwala nam na gruntowne przemodelowanie procesów albo ich optymalizację. Umożliwia uporządkowanie wiedzy, daje wyraźne sygnały, które aspekty wymagają większej uwagi. Dokument ten pomoże Ci odnaleźć wąskie gardła w aktualnej pracy twojej organizacji oraz punkty krytyczne, w których aktualny proces zupełnie nie działa.

Kolejnym elementem, który proponujemy, jest mapowanie procesów a także nauka zarządzania procesami. Mapa procesu to graficznie przedstawienie etapów, które poprzedzają zamknięcie sprzedaży. Warto zauważyć, że w przypadku większości firm niezbędne będzie stworzenie wielu map procesowych, ponieważ bardzo często pojedyncza mapa procesu jest mało czytelna. Wynika to z wielowymiarowości procesów biznesowych.

 

Schemat rozbudowy procesu sprzedażowego

Bardzo często organizacje korzystają z różnego rodzaju CRMów. Narzędzia te są nieodzowną pomocą w prowadzeniu biznesu, jednak niezwykle ważne jest to, aby już od samego początku w rozsądny i usystematyzowany sposób z nich korzystać. The Data Divers nie tylko buduje i optymalizuje procesy, ale również jest wsparciem podczas wdrażania procesów w życie.

ZAPOZNAJ SIĘ Z NASZYMI PUBLIKACJAMI W TEMACIE PROCESÓW ORAZ ICH OPTYMALIZACJI

Dodatkowe informacje na temat procesów

Proces sprzedażowy – czym jest?

Proces sprzedażowy to usystematyzowany sposób pracy naszych handlowców. Oznacza to nie tylko klarowną, jasną strategię sprzedażową firmy, która definiuje klienta idealnego, opisuje grupę docelową i sposoby dotarcia do niej, ale również sposób gromadzenia danych, oznaczania wykonanych i planowanych działań oraz sposób przepływu leadów w lejku marketingowym i sprzedażowym. Ważne, aby pamiętać, że proces ma być pomocą dla handlowców, a nie fanaberią utrudniającą życie. Dla nich proces ma być jak najprostszy, jednak nadal umożliwiający raportowanie i przeprowadzanie analiz.

Uporządkowany proces sprzedażowy – zalety

Jeśli chcesz, aby Twój proces sprzedażowy faktycznie spełniał swoje zadania, zadbaj o to, aby mieć odpowiednie narzędzie. Na rynku obecnie jest wiele systemów CRM. Budując proces sprawdź, który z nich odpowie na większość Twoich potrzeb. Często popełnianym błędem jest wybór systemu CRM bez ustalonych najważniejszych punktów procesowych, albo ustalenie pełnego procesu, bez wcześniejszego researchu CRMów. Narzędzie idealne nie istnieje, dlatego ważna jest pewna elastyczność.

Uporządkowany, spisany i wdrożony proces sprzedażowy pozwala na:

To tylko niektóre z zalet procesu. Jeśli wdrażasz więcej, jak jeden proces pamiętaj o zdefiniowaniu punktów styku i ustaleniu, w jaki sposób będą przekazywane informacje między działami. Często jest to najtrudniejszy element podczas budowania procesów w firmie.

Mam już wstępnie rozpisany proces – co dalej?

Wstępnie rozpisany proces to:

  • lista rzeczy, które chcemy mierzyć,
  • lista pytań, na które chcemy znać odpowiedź,
  • lista informacji, które musimy gromadzić, aby stworzyć raporty na podstawie rzeczy, które chcemy mierzyć i pytań, na które chcemy znać odpowiedź,
  • określenie osób, które będą na tym procesie pracować,
  • znalezienie punktów, które istnieją już teraz.

Mając taki dokument, który będzie operacyjnym zapleczem dla procesu, dobrą praktyką są wywiady z samymi handlowcami. Jak teraz pracują? Na jakim narzędziu? Jak unikają sporów o leady? Jak kontaktują się z Klientami i jak długo trwa proces decyzyjny?

To wszystko pokaże nam nie tylko różnice w postępowaniu poszczególnych osób, ale także pozwoli na stworzenie pierwszej mapy procesowej.

Mapa procesowa to graf, który pozwala na pokazanie na rysunku, jak wyglądają poszczególne kroki handlowców w drodze do wygrania deala.

Mapa procesowa – czy tylko jedna?

Można wykonać tylko jedną mapę procesu, jednak najczęściej będzie ona nieczytelna. Dlaczego? Proces jest wielowymiarowy. Ważny jest nie tylko ogólny proces z tłem biznesowym, ale także ten operacyjny (jak będziemy mierzyć pewne rzeczy i sprawdzać, czy handlowcy postępują zgodnie z ustaleniami) oraz opisujący krok po kroku pracę handlowców, ze wskazaniem pól w systemie i sposobu oznaczania wykonanych czynności.

Mierzenie skuteczności procesu – jak to zrobić?

W tym pomoże nam jasny plan tego, na jakie pytania chcemy znać odpowiedź.

Te pytania dotyczyć powinny trzech aspektów:

  • bezpośrednio działu handlowego (jak sprzedają, jaka jest konwersja, jaki MRR, jak dużo spotkań/telefonów wykonują),
  • działań marketingowych (które źródła pozyskania leadów są najlepsze)
  • dane procesowe (czystość bazy danych, czy handlowcy uzupełniają wszystkie niezbędne pola, jeżeli część informacji zbieramy automatycznie, to czy wszystko działa poprawnie).

Wskaźniki KPI i zbierane dane zależą w dużej mierze od rodzaju biznesu.

Proces zawsze żywy

Musisz pamiętać, że proces jest stale żywy. Będzie się on stale zmieniał. Nie wszystko jesteśmy w stanie od razu przewidzieć, dlatego tak ważne jest stałe monitorowanie skuteczności zbudowanego procesu.

Warto także, już po wprowadzeniu pierwszej wersji procesu, stworzyć listę pytań, zaczynający się od sformułowania: Co jeśli…

Przykładem może być:

  • Co jeśli nie mamy numeru telefonu do Klienta?
  • Co jeśli proces decyzyjny przedłuża się, przekraczając ustalony przez nas czas?
  • Co jeśli Klient zamiast spotkania on-line, życzy sobie spotkania indywidualnego?

W ten sposób wykryjesz luki procesowe i szybko na nie zareagujesz.

  • PORZĄDEK W DANYCH

    Dzięki odpowiednio stworzonemu procesowi jesteśmy w stanie gromadzić w uporządkowany sposób wszystkie dane, których potrzebujemy do budowania raportów. Nasza baza danych jest czysta i przejrzysta.

  • JASNE ZASADY

    Dobrze zbudowany i poprawnie wdrożony proces szybko wchodzi w krew ludziom, dzięki czemu praca staje się łatwiejsza i eliminuje pytania, na które szukanie odpowiedzi zabiera cenny czas. Proces wyraźnie wskazuje kolejność działań oraz najważniejsze aspekty w pracy.

  • RAPORTY

    Proces to pierwszy krok do tworzenia raportów. Porządek danych eliminuje błędne rozumienie używanych oznaczeń, co daje gwarancję, że tworzone raporty będą odpowiadały na nasze pytania.

  • Uzupełnij formularz

  • Oczekuj naszego kontaktu

    Zadzwonimy do Ciebie aby umówić spotkanie w dogodnym dla Ciebie terminie!

  • Zaplanujmy to wspólnie

    Podczas spotkania ustalimy ważne dla Ciebie cele i sposób na to, by je osiągnąć

Top