Baza danych – Excel czy Access – co mam wybrać?

Baza danych – Excel czy Access – co mam wybrać?

Czy arkusze Excel-a mogą zastąpić bazę danych? Czy funkcjonalności Access-a pomogą rozwiązać moje problemy? W dzisiejszym wpisie postaramy się przebrnąć przez problem wielu firm – jak znaleźć najlepsze narzędziem przy bardzo ograniczonym budżecie.

Excel a Access – porównanie kluczowych funkcji i zastosowań

MS Excel:

  1. Służy do analizy danych
  2. Jest matematyczny i logiczny
  3. Pozwala na dokonywanie obliczeń i porównywania satystyk
  4. Jest ogólnodostępny – łatwo dzielić się danymi z ludźmi poza organizacją

MS Access

  1. Służy do zarządzania danymi
  2. Umożliwia tworzenie struktur danych i skomplikowanych zapytań
  3. Pozwala na automatyzacje powszechnych zdarzeń
  4. Wymaga zarządzania kontami użytkowników

Powyższe punkty to kluczowe cechy obu systemów, które powinny pomóc w zrozumieniu, które narzędzie sprawdzi się w danym przypadku. Pamiętajmy jednak, że są to narzędzia komplementarne i w idealnym świecie (lub raczej idealnym budżecie) należałoby stosować je zamiennie i zgodnie z docelowym przeznaczeniem.

Więcej informacji o analityce? Sprawdź Power BI – przewodnik

Pytania, które należy zadać przed wyborem narzędzie do tworzenia bazy danych w małej firmie

Oto lista pytań na które należy znać odpowiedź przed wyborem właściwego narzędzia.

  • Jak chcesz podejść do tematu organizacji danych?
  • Wolisz gromadzić dane i nimi zarządzać, czy gromadzić dane i je analizować?
  • Ile danych posiadasz?
    • Jak dużo tekstu?
    • Jak wiele danych liczbowych?
  • Czy potrzebujesz, aby dane były edytowalne?

Excel pomoże w analizie danych, ale na mniejszą skale

Excel służy do pracy na numerycznych danych, ułatwia ich przechowywanie oraz pozwala w intuicyjny sposób rozwiązywać problemy pojawiające się w trakcie poszukiwania trendów w danych. Dodatkowo Excela można się dość szybko nauczyć – nawet jeżeli na początku wyda Ci się przytłaczający to uwierz nam na słówo – w niedługim czasie będziesz tworzył tabele przestawne i wyszukiwał pionowo bez wielkich trudności :). Szczególnie ostatnie wersje Excela pokazują jego koncentracje na UX – ogromna ilość szablonów, bardziej intuicyjny graficzny interfejs użytkownika  to tylko część zmian.

Problemy w pracy z Excelem pojawiają się, gdy nasza praca wymaga korzystania z coraz większej ilości danych. W momencie, gdy baza danych małej firmy zaczyna „puchnąć” Excel często pokazuje nam „oznaki zmęczenia”. Utrzymanie ogromnych plików Excel z tysiącami lub dziesiątkami tysięcy rekordów zaczyna być coraz większym wyzwaniem. Jeżeli dodamy do tego formuły, zakresy lub makra, to ogromne pliki mogą prowadzić do powstawania błędów w danych.

MS Access będzie idealny do zarządzania danymi

Access ma charakter repozytorium danych, z którego można łatwo wyciągać informacje i udostępniać je łatwo pomiędzy działami. Trzeba jednak przyznać, że Access to już bardziej zaawansowane narzędzie i czas potrzebny do opanowania go, będzie zdecydowanie dłuższy niż w przypadku Excela. Warto jednak podkreślić, że gdy nauczysz się już podstawy tego oprogramowania, to będą to umiejętności przydatne do pracy z większością oprogramowania bazodanowego.

Różnica pomiędzy Excelem a Accessem jest diametralna w kontekście pracy z rekordami. Access umożliwia modyfikację rekordów w każdym momencie, a każdy rekord ma przypisane unikalne ID, które pozwala na filtrowanie i tworzenie zapytań dla całej bazy danych. Baza danych pełni tu rolę magazynu informacji – dodawanie, modyfikowanie, usuwanie, filtrowanie, czy zapytania, nie mają wpływu na istniejące rekordy. W przypadku bazy danych w Excelu wykonywanie tych operacji może doprowadzić do powstania błędów w danych.

Które narzędzie wybrać do prowadzenia bazy danych?

Prawdę mówiąc, żadne z tych narzędzi nie jest przeznaczone do takich zastosowań, mimo że zarówno Excel jak i Access pozwoli na stworzenie prostej bazy danych.
Mamy nadzieję, że po zapoznaniu się z naszym tekstem znacie już zarys mocnych i słabych stron obu narzędzi i łatwiej będzie Wam podjąć decyzję, od czego zacząć. Pamiętajcie jednak o tym, że nic nie zastąpi dedykowanego systemu klasy CRM lub chociażby relacyjnej bazy danych.

Czy jest coś, o czym zapomnieliśmy? Jakie są Wasze spostrzeżenia na ten temat? Zapraszamy do dyskusji w komentarzach. 🙂

Baza danych – Excel czy Access – co mam wybrać?
5 (100%) 6 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.