Audyt procesów – jak wyciągnąć 200% potencjału Twojej firmy [Poradnik]

Audyt procesów – jak wyciągnąć 200% potencjału Twojej firmy [Poradnik]

W świecie biznesu procesy są jak powietrze – istnieją, chociaż często ich nie widać oraz dają energię do działania każdej firmie.

Niezależnie od tego czy robimy to w sposób mniej czy bardziej świadomy faktem jest, że wykonując lub delegując zadania tworzymy procesy, które funkcjonują w naszej firmie. Pozostaje tylko pytanie – czy wystarczy jedynie stworzyć proces i czy raz stworzony może być maksymalnie efektywny? Naszym zdaniem audyt procesów to niezbędne narzędzie każdego przedsiębiorcy, nie zależnie od wielkości jego biznesu. 

 

Proces – jaka jest jego rola w twojej firmie?

Częstym i kosztownym błędem wielu firm jest bagatelizowanie roli procesów. Czasami nawet przypisuje im się wręcz negatywne cechy – kojarząc budowanie czy audytowanie procesów z niepotrzebną biurokracją, czy strukturami funkcjonującymi w wielkich korporacjach. Prawda jest jednak taka, że procesy istnieją i funkcjonują w każdej organizacji. Jeżeli zdecydujemy się na poświęcenie im naszej uwagi, możemy spodziewać się szybkiego zwrotu z inwestycji, ponieważ dobrze opisany i przyswojony proces, nie tylko przyspieszy pewne prace, ale również pozwoli na zmierzenie efektywności procesu i pokazanie słabszych stron naszych działań. 

Jakie są podstawowe rodzaje procesów?

Każda firma kszałtuje swoje procesy w sposób unikalny. Mimo to istnieją pewne podstawowe rodzaje procesów, które są charakterystyczne dla większości przedsiębiorstw prywatnych. Mogą to być :

Wśród wspomnianych rodzajów procesów na pierwszy plan wysuwają się procesy sprzedażowe. Zdecydowana większość naszych dotychczasowych klientów właśnie od nich rozpoczynała pracę nad systematyką procesów. Nic dziwnego, gdyż audyt procesu sprzedażowego daje nam kluczowe dane – dzięki niemu wiemy np. ilu mamy klientów, ilu z nich zrezygnowało, ilu postanowiło przedłużyć współpracę a ilu straciliśmy jeszcze przed podpisaniem umowy. Wiemy także, czy wprowadzone zmiany organizacyjne (nowy pitch sprzedażowy, zmiany kadrowe etc.) przyniosły spodziewany skutek. Wiele firm nie konfrontuje oczekiwań, jakie pokładają we wdrażanej zmianie, z twardymi danymi. Często okazuje się, że zamiast poprawić rentowność naszego działu, dotkliwe osłabiliśmy nasze możliwości pozyskiwania nowych klientów.

Zachęcamy do przeczytania artykułu http://thedatadivers.com/sukces-w-sprzedazy-strategia-zarzadzanie-sprzedaza-porady/

Czemu audyt procesu jest taki ważny?

Niezwykle ważnym aspektem podczas prowadzenia własnego biznesu, jest świadomość pewnych zjawisk i planowanie następnych ruchów. Pierwszym krokiem do tego jest wykonanie audytu procesu. Taki dokument pomoże usystematyzować pracę, wskaże wąskie gardła i pozwoli na planowanie zmian, które trzeba wprowadzić.

Proces to ciągła zmiana, nie jest możliwe stworzenie jednego, idealnego schematu działania. Dlatego właśnie okresowy audyt procesu jest pierwszym do tego krokiem. Raz stworzony, stanowi bazę, która choć modyfikowana i żywa, pokazuje pewne zasady i pozwala zachować czystość zbieranych danych.  Dzięki mapowaniu procesów i dołączenia grafów do audytu, patrzenie na procesy stanie się łatwiejsze. Szybciej zauważymy błędy i luki. 

Wykonując audyt procesów zapewniamy sobie:

  • uporządkowaną i świadomą pracę (w zależności od procesu – sprzedawców lub opiekunów klientów),
  • większą kontrolę nad jakością gromadzonych danych,
  • wiarygodne i czytelne raporty.

Jaki powinien być dobry proces?

W związku z tym, że procesy wewnątrz firmy często się na siebie nakładają, a działy są ze sobą ściśle powiązane, ważne jest, aby procesy były jak najprostsze, intuicyjne i zrozumiałe dla pracowników.

Audyt procesów oparty na właściwych danych rozwiewa większość wątpliwości lub pozwala na ich zauważenie i wyeliminowanie. Procesy, mimo że często na pierwszy rzut oka są proste, wewnątrz kryją wiele niuansów, których nie sposób zapamiętać i efektywnie kontrolować.

Problem staje się tym większy, im większa staje się firma. Drzewa procesowe coraz bardziej się rozrastają, dlatego dbanie o aktualizację audytu, jest bardzo ważne już na wczesnych etapach istnienia firmy. 

Zachęcamy do przeczytania artykułu http://thedatadivers.com/sukces-w-sprzedazy-strategia-zarzadzanie-sprzedaza-porady/

Im proces prostszy dla pracowników, tym będzie bardziej mierzalny, a to ważna cecha dobrego procesu i dobrego audytu.

Przez mierzalność procesu należy rozumieć przede wszystkim możliwość zaraportowania wszystkiego, co chcemy wiedzieć o swojej firmie. Zdarza się tak, że wykonanie raportu nie jest możliwe, ponieważ dane zbierane są w nieodpowiedni sposób. Audyt procesu szybko pokaże ten błąd i pozwoli na wyeliminowanie go.

Od czego zacząć tworzenie audytu procesów?

Pierwszym krokiem podczas tworzenia audytu jest odpowiedzenie sobie na pytanie :

„Co chcemy mierzyć, na jakie pytania chcemy odpowiadać?”

Kolejnym krokiem powinno być rozrysowanie w formie drzewa obecnego procesu – tak zwane mapowanie procesu – i naniesienie na to informacji, które są zbierane na poszczególnych etapach pracy. Następnie warto sporządzić do każdego z etapów opis i zweryfikować, czy dla wszystkich dane oznaczenia procesowe rozumiane są w ten sam sposób. Końcowy etap prac to odnalezienie wszystkich luk, wątpliwości oraz błędów i zaplanowanie procesu ich naprawy.Tworzenie audytu tego typu pochłania wiele czasu i energii, jednak daje bardzo wiele korzyści. Proces, tak samo jak firma, jest stale żywy, dlatego jego  świadomość i kontrola  jest bardzo ważna.

Szukasz pomocy w przeprowadzeniu audytu procesów w swojej firmie? Zapraszamy do kontaktu

Audyt procesów – jak wyciągnąć 200% potencjału Twojej firmy [Poradnik]
5 (100%) 3 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.