Audyt proces├│w – jak wyci─ůgn─ů─ç 200% potencja┼éu Twojej firmy [Poradnik]

Audyt proces├│w – jak wyci─ůgn─ů─ç 200% potencja┼éu Twojej firmy [Poradnik]

W ┼Ťwiecie biznesu procesy s─ů jak powietrze – istniej─ů, chocia┼╝ cz─Östo ich nie wida─ç oraz daj─ů energi─Ö do dzia┼éania ka┼╝dej firmie.

Niezale┼╝nie od tego czy robimy to w spos├│b mniej czy┬ábardziej ┼Ťwiadomy faktem jest, ┼╝e wykonuj─ůc lub deleguj─ůc zadania tworzymy procesy, kt├│re funkcjonuj─ů w naszej firmie. Pozostaje tylko pytanie – czy wystarczy jedynie stworzy─ç proces i┬áczy raz stworzony mo┼╝e by─ç maksymalnie efektywny? Naszym zdaniem┬áaudyt proces├│w to niezb─Ödne narz─Ödzie ka┼╝dego przedsi─Öbiorcy, nie zale┼╝nie od wielko┼Ťci jego biznesu.┬á

 

Proces – jaka jest jego rola w twojej firmie?

Cz─Östym i kosztownym b┼é─Ödem wielu firm jest bagatelizowanie roli proces├│w. Czasami nawet przypisuje im si─Ö wr─Öcz negatywne cechy – kojarz─ůc budowanie czy audytowanie proces├│w z niepotrzebn─ů biurokracj─ů, czy strukturami funkcjonuj─ůcymi w wielkich korporacjach.┬áPrawda jest jednak taka, ┼╝e procesy istniej─ů i funkcjonuj─ů w ka┼╝dej organizacji. Je┼╝eli zdecydujemy si─Ö na po┼Ťwi─Öcenie im naszej uwagi, mo┼╝emy spodziewa─ç si─Ö szybkiego zwrotu z inwestycji, poniewa┼╝ dobrze opisany i przyswojony proces, nie tylko przyspieszy pewne prace, ale r├│wnie┼╝ pozwoli na zmierzenie ich efektywno┼Ťci i pokazanie s┼éabszych stron naszych dzia┼éa┼ä.┬á

Jakie s─ů podstawowe rodzaje proces├│w?

Ka┼╝da firma ksza┼étuje swoje procesy w spos├│b unikalny. Mimo to istniej─ů pewne podstawowe rodzaje proces├│w, kt├│re s─ů charakterystyczne dla wi─Ökszo┼Ťci przedsi─Öbiorstw prywatnych. Mog─ů to by─ç :

  • proces sprzeda┼╝y,
  • proces┬ázwi─ůzany z posprzeda┼╝ow─ů┬á┬áobs┼éug─ů klienta,
  • procesy rekrutacyjne,
  • procesy marketingowe,
  • proces zarz─ůdzania zamian─ů.

W┼Ťr├│d wspomnianych rodzaj├│w proces├│w na pierwszy plan wysuwaj─ů si─Ö procesy sprzeda┼╝owe. Zdecydowana wi─Ökszo┼Ť─ç naszych dotychczasowych klient├│w w┼éa┼Ťnie od nich rozpoczyna┼éa prac─Ö nad systematyk─ů proces├│w. Nic dziwnego, gdy┼╝ audyt procesu sprzeda┼╝owego daje nam kluczowe dane –┬ádzi─Öki niemu wiemy np. ilu mamy klient├│w, ilu z nich zrezygnowa┼éo, ilu postanowi┼éo przed┼éu┼╝y─ç wsp├│┼éprac─Ö a ilu stracili┼Ťmy jeszcze przed podpisaniem umowy. Wiemy tak┼╝e, czy wprowadzone zmiany organizacyjne (nowy pitch sprzeda┼╝owy, zmiany kadrowe etc.) przynios┼éy spodziewany skutek. Wiele firm nie konfrontuje oczekiwa┼ä, jakie pok┼éadaj─ů we wdra┼╝anej zmianie, z twardymi danymi. Cz─Östo okazuje si─Ö, ┼╝e zamiast poprawi─ç rentowno┼Ť─ç naszego dzia┼éu, dotkliwe os┼éabili┼Ťmy nasze mo┼╝liwo┼Ťci pozyskiwania nowych klient├│w.

Czemu audyt procesu jest taki wa┼╝ny?

Niezwykle wa┼╝nym aspektem podczas prowadzenia w┼éasnego biznesu, jest ┼Ťwiadomo┼Ť─ç pewnych zjawisk i planowanie nast─Öpnych ruch├│w. Pierwszym krokiem do tego jest wykonanie audytu procesu. Taki dokument pomo┼╝e usystematyzowa─ç prac─Ö, wska┼╝e w─ůskie gard┼éa i pozwoli na planowanie zmian, kt├│re trzeba wprowadzi─ç.

Proces to ci─ůg┼éa zmiana, nie jest mo┼╝liwe stworzenie jednego, idealnego schematu dzia┼éania. Dlatego w┼éa┼Ťnie okresowy audyt┬áprocesu┬ájest pierwszym do tego krokiem. Raz stworzony, stanowi baz─Ö, kt├│ra cho─ç modyfikowana i ┼╝ywa, pokazuje pewne zasady i pozwala zachowa─ç┬áczysto┼Ť─ç zbieranych danych. ┬áDzi─Öki mapowaniu proces├│w i do┼é─ůczenia graf├│w do audytu, patrzenie na procesy stanie si─Ö ┼éatwiejsze. Szybciej zauwa┼╝ymy b┼é─Ödy i luki.┬á

Wykonuj─ůc audyt proces├│w zapewniamy sobie:

  • uporz─ůdkowan─ů i ┼Ťwiadom─ů prac─Ö (w zale┼╝no┼Ťci od procesu – sprzedawc├│w lub opiekun├│w klient├│w),
  • wi─Öksz─ů kontrol─Ö nad jako┼Ťci─ů gromadzonych danych,
  • wiarygodne i czytelne raporty.

Jaki powinien by─ç dobry proces?

W zwi─ůzku z tym, ┼╝e procesy wewn─ůtrz firmy cz─Östo si─Ö na siebie nak┼éadaj─ů, a dzia┼éy s─ů ze sob─ů ┼Ťci┼Ťle powi─ůzane, wa┼╝ne jest, aby procesy by┼éy jak najprostsze, intuicyjne i zrozumia┼ée dla pracownik├│w.

Audyt proces├│w oparty na w┼éa┼Ťciwych danych┬ározwiewa wi─Ökszo┼Ť─ç w─ůtpliwo┼Ťci lub pozwala na ich zauwa┼╝enie i wyeliminowanie. Procesy, mimo ┼╝e cz─Östo na pierwszy rzut oka s─ů proste, wewn─ůtrz kryj─ů wiele niuans├│w, kt├│rych nie spos├│b zapami─Öta─ç i efektywnie kontrolowa─ç.

Problem staje si─Ö tym wi─Ökszy, im wi─Öksza staje si─Ö firma. Drzewa procesowe coraz bardziej si─Ö rozrastaj─ů, dlatego dbanie o aktualizacj─Ö audytu, jest bardzo wa┼╝ne ju┼╝ na wczesnych etapach istnienia firmy.

Im proces prostszy dla pracownik├│w, tym b─Ödzie bardziej mierzalny, a to wa┼╝na cecha dobrego procesu i dobrego audytu.

Przez mierzalno┼Ť─ç procesu nale┼╝y rozumie─ç przede wszystkim mo┼╝liwo┼Ť─ç zaraportowania wszystkiego, co chcemy wiedzie─ç o swojej firmie. Zdarza si─Ö tak, ┼╝e wykonanie raportu nie jest mo┼╝liwe, poniewa┼╝ dane zbierane s─ů w nieodpowiedni spos├│b. Audyt procesu szybko poka┼╝e ten b┼é─ůd i pozwoli na wyeliminowanie go.

Od czego zacz─ů─ç tworzenie audytu proces├│w?

Pierwszym krokiem podczas tworzenia audytu jest odpowiedzenie sobie na pytanie :

„Co chcemy mierzy─ç, na jakie pytania chcemy odpowiada─ç?”

Kolejnym krokiem powinno by─ç rozrysowanie w formie drzewa obecnego procesu – tak zwane mapowanie procesu – i naniesienie na to informacji, kt├│re s─ů zbierane na poszczeg├│lnych etapach pracy.┬áNast─Öpnie warto sporz─ůdzi─ç do ka┼╝dego z etap├│w opis i zweryfikowa─ç, czy dla wszystkich dane oznaczenia procesowe rozumiane s─ů w ten sam spos├│b.┬áKo┼äcowy etap prac to odnalezienie wszystkich luk, w─ůtpliwo┼Ťci oraz b┼é─Öd├│w i zaplanowanie procesu ich naprawy.Tworzenie audytu tego typu poch┼éania wiele czasu i energii, jednak daje bardzo wiele korzy┼Ťci. Proces, tak samo jak firma, jest stale ┼╝ywy, dlatego jego ┬á┼Ťwiadomo┼Ť─ç i kontrola ┬ájest bardzo wa┼╝na.

Szukasz pomocy w przeprowadzeniu audytu proces├│w w swojej firmie? Zapraszamy do kontaktu

Audyt proces├│w – jak wyci─ůgn─ů─ç 200% potencja┼éu Twojej firmy [Poradnik]
5 (100%) 2 votes

Leave a Reply

Your email address will not be published.